Behandlas all löneadministration digitalt – utan manuell handpåläggning?

Det är en absolut förutsättning att uppgifterna matas in korrekt varje månad. Men många företag kämpar fortfarande med manuell hantering som Excel-filer och pappersarbete när de samlar in tidrapporter, resekostnader, kvitton och andra lönedokument. Kanske har den anställde också glömt att rapportera någon detalj eller registrerat något som bryter mot gällande regler och policyer. Det skapar mycket onödigt extraarbete (och frustration) för löneadministratören.

Så vad är knepet för att undvika den här vanliga fallgropen? En stor del av lösningen är att investera i moderna system för tids- och reserapportering som synkroniseras direkt med ditt lönesystem. Mycket av besväret kan undvikas genom att låta de anställda göra all sin rapportering i användarvänliga appar och webbaserade system. Administratören får allt som behövs för att sköta löneadministrationen korrekt och fullständigt från början. Med andra ord, rätt uppgifter in, rätt uppgifter ut!

Har ni dokumenterat era arbetsprocesser?

Om er löneadminstratör plötsligt skulle bli sjukskriven eller sluta, har ni då någon som skulle kunna hoppa in och göra jobbet? Har ni dokumenterat rutiner och upppgifter som måste utföras under månaden?

Ett utmärkt sätt att säkra din löneadministration är att identifiera och dokumentera alla återkommande uppgifter som ingår i löneprocessen. Detta gör det mycket lättare för en tillfällig ersättare eller en nyanställd att sätta sig in i företagets rutiner för löneadministrationen. Sist men inte minst hjälper det också att få ner alla detaljer på papper för att se vad som kan göras smartare. Vilka uppgifter som för närvarande görs manuellt och som du skulle kunna automatisera? Vilka är era största frustrationer och tidstjuvar och hur skulle ni kunna eliminera dem?

Har ni full kontroll på policys och deadlines?

Behöver er löneadministratör skynda sig för att få alla papper på plats? Tillbringar hen flera timmar med att besvara samma frågor från personalen om och om igen? Lösningen är att vara tydlig med era riktlinjer och förfaranden så att det inte finns några frågetecken om hur tid, resor och utgifter ska rapporteras samt vilka deadlines som gäller för godkännande.

Det är en bra idé att samla den här informationen i en (digital) personalhandbok som alla i företaget lätt kan komma åt och som tydligt förklarar vikten av att varje person tar ansvar för att underlätta löneavdelningens arbete. Med tydliga riktlinjer att hänvisa till kan många av de återkommande frågorna från personalen undvikas – något som kan frigöra mycket tid i din löneadministration.

Är din lön- och frånvarohantering rustad för framtidens utmanande krav?

Är ditt lönesystem några år gammalt och behöver uppgraderas? Ett systembyte kan verka som ett stort projekt, men faktum är att det finns flera starka argument för att investera i en lösning som gör att du kan arbeta säkert och effektivt – både idag och imorgon. Här är några av dem:

– Med ett webbaserat lönesystem i molnet har du alltid tillgång till det du behöver – och du behöver inte vara inlåst vid din kontorsdator.

– När nya lönelagar och bestämmelser träder i kraft följer systemet med – så du behöver aldrig oroa dig för att ha rätt värden och beräkningsformler på plats.

– Du får verktygen för att hantera löner och andra känsliga uppgifter på ett GDPR-säkert sätt.

– Sist men inte minst kan du med en proaktiv leverantör som investerar i ny utveckling alltid vara säker på att du har tillgång till de senaste innovativa funktionerna. Något som kan frigöra många värdefulla timmar.

Behöver du hjälp med löneadministration?

På Cooach hjälper vi tillväxtföretag genom att erbjuda tjänster inom affärsstöd, kundinsikter, marknadsföring och försäljning. Lön- och frånvarohantering är en av de tjänster vi erbjuder inom HR.

Cooach löneredovisning tillhandahåller en heltäckande och effektiv lönelösning för ditt företag. Vårt team av experter hanterar alla aspekter av löneprocessen och säkerställer korrekta betalningar för dina anställda. Med vår Slack Cooachbot HR skickar vi lönerapporter till anställda och via attestering i Slack kanal har du fullständig kontroll och insyn i löneprocessen. Vårt erfarna team finns tillgängligt för att svara på alla dina frågor eller funderingar. Cooach hanterar dina lönebehov effektivt och noggrant så att du kan fokusera på din kärnverksamhet.

Som Cooach-kund kan du få tillgång till mallar, frågor och svar samt experthjälp via Slack. Om du inte redan är kund kan du ändå registrera dig för ett gratis konto och ta del av vårt mallbibliotek. Här loggar du in, eller registrerar ett konto, gratis eller betalt, beroende på vad du behöver just nu. https://cooach.io/en/signup/