Du kan göra den här processen enkel, effektiv och säker genom att inrätta ett datarum där du lagrar dina tillgångar och affärskritiska uppgifter. Datarummet gör det möjligt för dig att bjuda in flera personer samtidigt på ett säkert sätt, kontrollera vem som har tillgång när och till vad, spåra historiken över deras interaktioner och skydda dig mot dataförluster (eftersom uppgifterna lagras i molnet).
Vad är ett datarum?
Datarum är säkra utrymmen för granskning av företagsdokumentation. Tidigare var det fysiska datarum som innehöll en massa papper. Men idag ersatt av digitala lösningar.
Det finns många typer av digitala datarumslösningar på marknaden. Större företag som är starkt involverade i fusioner och förvärv kan föredra en mer avancerad VDR (Virtual Data Room) med integrerad Q&A och automatiserade funktioner och uppgifter. Medan mindre företag kan börja med en fildelningstjänst som Google Drive, One Drive eller Dropbox, där det finns många möjligheter att utforma en smart installation och få många av de fördelar som de mer avancerade systemen erbjuder.
Fördelarna med ett datarum när man vill attrahera kapital
Det finns flera fördelar med att använda ett datarum för företag som vill attrahera kapital. Men det finns även andledningar. Datarumsteknik underlättar företagets framtida tillväxt och utveckling.
Håll dina företagshemligheter säkra
De register som potentiella investerare vill granska är avgörande för ditt företag eftersom de avslöjar ditt företags styrkor och framtidsutsikter. För att hålla dessa register säkra används ett datarum för att minimera risken för obehörig åtkomst. Endast personer som fått tillstånd kan se informationen, med begränsningar för hur de kan hantera den. Digital vattenmärkning, dokumentskydd, aktivitetsspårning och sekretessavtal är ytterligare åtgärder för att säkerställa sekretessen för din känsliga information.
Spara tid för alla inblandade parter
Snabbhet är avgörande när man gör val för insamling av medel. Potentiella investerare är upptagna och har ofta flera alternativ att utvärdera. Därför är det viktigt att få ett snabbt svar om ett positivt investeringsbeslut eller värdefull feedback om deras val. Att ha all nödvändig information på en centraliserad plats som kan nås var som helst och när som helst kan underlätta processen avsevärt. Ett avsnitt med frågor och svar i datarummet kan ge snabba svar på vanliga frågor och meddela ditt team att svara när en investerare ställer mer specifika frågor.
Erbjuda öppenhet
En tydlig och effektiv presentation av information från början kan förhindra frustrerande förseningar och missförstånd som kan äventyra en affär i framtiden.
Gör ett bra intryck
Att attrahera kapital är en tävling mellan många företag med lovande idéer. Investerare får se många olika förslag. Ett datarum är ett verktyg som inte bara presenterar all nödvändig information för investerare utan också presenterar ditt företags expertis på ett strukturerat och professionellt sätt, vilket ger ett positivt intryck av ditt företag. Varje aspekt räknas i strävan att övertyga en investerare om att ditt företag är ett klokt val för affärer.
Förbered dig
Processen att förbereda dokument för granskning i ett datarum hjälper dig att förbereda dig mentalt för att ta kontakt med investerare. Genom att se till att dokumenten är relevanta, korrekta, uppdaterade och förenliga och att avtalen är undertecknade kan du se ditt företag ur en investerares synvinkel och få dig i rätt sinnesstämning för att ta kontakt med investerare.
Engagera din publik
Att engagera investerare är avgörande för en framgångsrik kapitalanskaffning, och ett datarum erbjuder säkra kanaler som underlättar snabb kommunikation med tillåtna investerare. Du kan lägga till flera investerare i datarummet och samarbeta med dem separat i privata utrymmen där presentationer, frågestunder och förhandlingar kan genomföras, ytterligare information kan ges, dokument delas och värdefull feedback tas emot. Investerare anser ofta att möjligheten att kommentera dokument är mycket användbar under förhandlingsprocessen.
Behåll kontrollen
Spårningsfunktioner i ett datarum ger dig insikter om investerarnas beteende. Du kan se vem som har haft tillgång till rummet, vad de har tittat på och hur länge. Denna information kan hjälpa dig att avgöra vilka investerare som är genuint intresserade av att investera i ditt företag och få dig att reagera positivt och effektivt. Dessutom får du en varning om en investerare som du vill ha kontakt med inte har gått in i rummet, så att du kan följa upp det och återkomma till honom eller henne. Verktyg för uppgiftshantering kan hjälpa ditt team att dra full nytta av varje möjlighet till insamling av medel.
Framtidssäkra din due diligence-process
Ett välorganiserat datarum spelar en avgörande roll för att locka till sig och behålla potentiella investerares uppmärksamhet under ett företags insamlingsfas. Dess säkerhetsfunktioner och förmåga att effektivt kommunicera med intressenter, inklusive investerare, kunder och andra parter, gör det till ett oumbärligt verktyg, inte bara under insamlingen av medel utan även för framtida företagstillväxt och utveckling. Datarum är nödvändiga vid eventuella fusioner och förvärv samt andra initiativ som kräver due diligence. De kan också vara det centrala navet för att lagra och dela viktiga företagsdokument och underlätta effektiv kommunikation inom olika avdelningar.
Hur kan du skapa ett datarum?
På en grundläggande nivå skulle stegen för att skapa ett datarum vara följande:
- Hitta en leverantör av datarum
- Ladda upp de dokument som du vill spara i rummet.
- Kategorisera och indexera innehållet i den lämpligaste filstrukturen.
- Redakturera all information som användarna inte bör se (eller inte bör se ännu).
- Skapa roller (dvs. definiera de olika typer av användare som behöver tillgång) och ange deras behörighetsnivåer.
- Importera alla checklistor som du behöver för att hantera och följa upp projektet.
Behöver du hjälp att upprätta ett datarum?
På Cooach hjälper vi tillväxtföretag genom att erbjuda tjänster inom affärsstöd, kundinsikter, marknadsföring och försäljning. Datarum är en av de tjänster vi erbjuder inom Bolagsadmininstration.
Cooach Data Room Services organiserar och hanterar ditt företags juridiska dokument på en säker plats. Vi hjälper dig att skapa ett virtuellt datarum på valfri plattform så som Google Drive, OneDrive eller Dropbox. Vi flyttar därefter alla dina juridiska handlingar, såsom anställningsavtal, konsultavtal, hyresavtal med mera till ditt nya datarum.Denna tjänst rekommenderas starkt för företag som vill förbättra sin rutin för dokumenthantering eller förbereda sig för due diligence. Vi säkerställa att ditt datarum är lätt att navigera och uppdatera, vilket ger dig bättre kontroll och överblick.
Som Cooach-kund kan du få tillgång till mallar, frågor och svar samt experthjälp via Slack. Om du inte redan är kund kan du ändå registrera dig för ett gratis konto och ta del av vårt mallbibliotek. Här loggar du in, eller registrerar ett konto, gratis eller betalt, beroende på vad du behöver just nu. https://cooach.io/en/signup/
